Qbase

il professionista organizza il suo lavoro e le collaborazioni

Qbase

il professionista organizza il suo lavoro e le collaborazioni

Strumenti per organizzare il lavoro (Ideali per i Team e le realtà complesse)

QBASE è il sistema avanzato di organizzazione delle informazioni dello studio. Anagrafica ed Agenda concentrano tutte le informazioni ad esse riferibili inserite in qualsiasi contesto, creando due punti di vista chiave per una organizzazione estremamente efficiente.

QBASE consente di avere tutto sotto controllo: una potente leva per riorganizzare i carichi di lavoro e rendere più efficiente il lavoro di tutto lo studio.

Organizzare in modo smart tutti i carichi di lavoro

Contatti, referenti, relazioni tra anagrafiche, appuntamenti, impegni, cose da fare, cose fatte, scadenze, planning persone, gestione risorse, stato avanzamento lavori, fatturazione, pagamenti, marginalità, documenti, messaggi, email allegati . . . e molto altro

La tecnologia a servizio del tuo lavoro

Gli strumenti operativi di QBase

L’agenda è il punto di vista chiave e di partenza di QBase. In essa vengono relazionate tutte le informazioni dello Studio collegate allo specifico utente che vi accede e vi opera.

E-mail, messaggi interni, scadenze, impegni, appuntamenti, telefonate inevase, pratiche da seguire: tutte le informazioni sono organizzate per mostrare a chi opera la propria agenda e consentirgli di organizzare agevolmente la sua giornata di lavoro, senza dimenticare nulla.

L’agenda ovviamente si sincronizza con Ms Outlook® e con Google Calendar® o con QBase APP anche in mobilità, su smartphone o tablet.

Il planning di gruppo consente di verificare con facilità i carichi di lavoro, gli impegni e gli appuntamenti degli altri utenti e di pianificare il lavoro da eseguire confrontando anche più agende simultaneamente. QBase consente anche  di gestire la disponibilità delle risorse aziendali condivise: sale riunioni, auto, pc portatili, eccetera.

  • Agenda Personale Relazionale
  • Agenda Planning del team
  • Planning Risorse
  • Messaggistica interna/ bacheca messaggi team

La rubrica è il cuore delle gestione anagrafica di clienti/contatti/fornitori ed è un altro dei punti di forza del sistema organizzativo di QBase. Tutte le informazioni dello Studio inerenti ad una specifica voce anagrafica vengono relazionate (collegate/gestite/archiviate) in modo automatizzato.

In QBase, tutte le informazioni hanno come punto centrale il cliente in evidenza: E-mail, allegati, documenti, messaggi interni, scadenze, impegni, appuntamenti, telefonate eseguite (oppure inevase), pratiche da seguire.

Ma non basta! L’anagrafica gestisce in modo avanzato anche i legami e le relazioni del soggetto con altri soggetti: ad esempio, per un soggetto cliente QBase tiene traccia dei referenti interni, oppure di collegamenti con altre società, gruppi, soci, sindaci, revisori, e dei professionisti ad esso collegati.

Un sistema di anagrafe avanzata, ma con molta chiarezza e semplicità di utilizzo, per agevolare la lettura delle informazioni.

Le pratiche sono contenitori specifici dei lavori eseguiti e seguiti per i clienti e ad esse vengono relazionate tutte le informazioni ad esso riferibili. Email, allegati email, documenti, messaggi interni, scadenze, impegni ed appuntamenti, telefonate, attività svolte, tempi rendicontati: tutte le informazioni avranno come punto centrale di collegamento la specifica pratica/commessa del Cliente a cui sono attribuite, per avere tutto sotto controllo.

Con la gestione Pratiche /Attività si creano automaticamente dei sottoinsiemi logici, estremamente efficienti, di informazioni.
Un tempo, si mettevano informazioni su carta e nelle cartelline cliente; adesso, QBase mette in relazione tutte le informazioni tra loro e permette di condividerle con il team (rispettando sempre opportune regole di privacy  pre-ordinate).

QBase permette una completa ed evoluta gestione del database documentale dello Studio. I documenti sono messi in collegamento con i soggetti presenti in anagrafica e con le loro pratiche/commesse.
Un sistema sofisticato che consente di ottenere tracciabilità certa ed immediata dei dati e dei documenti, ed anche l'identificazione di chi e quando ha gestito quei documenti.
Il sistema consente l'uso di modelli e formulari (tipici per documenti aziendali standard) e la loro compilazione automatizzata partendo dai dati presenti nella anagrafica.
Invio di Informazioni massive o Newsletter automatizzate ai Clienti.
La gestione documenti unita alle altre tipiche funzioni di CRM della sezione anagrafica consentono, ad esempio, di inviare in modo automatico comunicazioni massive (anche personalizzate) a liste di clienti.

Funzionalità caratteristiche di questo modulo base sono:

  • Gestione documenti Office (Word/Excel)
  • Gestione Formulario Aziendale
  • Gestione liste di distribuzione
  • Archiviazione Allegati email/documenti/file esterni

Gli strumenti modulari aggiuntivi

Il modulo per la ricezione e invio della posta esterna email. Configurando uno o più account per utente consente di trattare la posta elettronica come informazione appartenente al database di QBase.

Questo eleva in modo considerevole l’efficacia di gestione perché la posta sarà automaticamente relazionata all’anagrafica e alle sue pratiche.
Ogni giorno lo Studio dedica molto tempo alla lettura e alla evasione della posta elettronica, e nell'organizzare le informazioni e i documenti ricevuti o inviati: questi tempi vengono catturati automaticamente dal sistema di QBase e collegati automaticamente al cliente nelle sue pratiche.

La catalogazione automatica cliente/pratica unita a funzionalità evolute di gestione della posta consentono di rendere ancora più efficiente il lavoro evitando di creare catene di inoltri che duplicano le email, consentendo l'indicizzazione rapida di allegati nel database documentale e la generazione di impegni, scadenze, appuntamenti, attività (per sé o in delega a collaboratori) a partire da una semplice email del cliente.

Questo modulo consente allo Studio (dotato di idoneo centralino) di eseguire da QBase o di intercettare automaticamente le telefonate e di tenere traccia e rendicontare i tempi trascorsi al telefono. Inoltre, traccia tutte le chiamate (interne/esterne) alle quali non si è potuto rispondere e con un semplice click di richiamare il cliente, o evadere la pratica e di rendicontare tutta l'attività realizzata.

Al giungere di una telefonata al proprio numero di interno QBase aprirà automaticamente l’anagrafica corrispondente al Cliente e al sollevamento della cornetta attiverà il timer per la rendicontazione del tempo trascorso nella chiamata. Al termine di ogni conversazione, semplicemente agganciando la cornetta, QBase fermerà il timer e tutti i dati saranno già compilati nella scheda cliente per rendicontare l’attività (se si desidera, si potrà aggiungere una sintesi del dialogo e identificare la pratica corrispondente).

Funzionalità caratteristiche di questo modulo aggiuntivo sono:

  • Registrazione automatica delle telefonate effettuate
  • Registrazione automatica delle telefonate ricevute
  • Rendicontazione automatica tempi/attività della telefonata
  • Lista telefonate inevase

Straordinario! QBase dispone di una APP per Smartphone (Android/IOS) completa e funzionale.

L’applicazione permette di:

  • visualizzare la rubrica dei nominativi di studio
  • cogliere al volo i legami di un cliente con altre anagrafiche
  • effettuare e rendicontare le telefonate
  • navigare tutti i dati della anagrafica
  • inviare e ricevere messaggi email gestiti per cliente/pratica
  • fissare appuntamenti ed impegni, segnare attività
  • visualizzare pratiche e documenti
  • accedere al Planning di Studio e di verificare le agende di colleghi/collaboratori e di fissare appuntamenti/impegni/scadenze a sé o ad altri

Il tuo Studio, i tuoi Clienti, Il lavoro dei tuoi colleghi, ovunque ti trovi, sempre a portata di mano.

Consente di creare liste clienti per tipologia di servizio offerto sulle quali rapidamente validare stati di esecuzione dei lavori (ad esempio: iniziato, completato, verificato, eseguito, eccetera).

Facilmente personalizzabili e utilissimi per gestire i cicli annuali di adempimenti ripetitivi su moltitudini di clienti rilevando con un click l’avanzamento lavori, i tempi impiegati, le verifiche obbligatorie, rispetto scadenze, etc.

A differenza dei consueti fogli in Excel adottati abitualmente dagli studi, questo modulo consente una facile condivisione del lavoro, con livelli di privacy programmabili, asseverazione da parte dei responsabili, gestione tempi attività standard, ma con facilità di personalizzazione.

Il modulo consente di suddividere in settori operativi le strutture professionali più articolate. Ad esempio, consente di identificare per settore di attività: area legale, fiscale, paghe, consulenza, eccetera.

Pur operando su un sistema comune, si potranno gestire livelli specifici di riservatezza con riferimento ai clienti e alle pratiche (anagrafica, pratiche, attività, documenti, messaggi, telefonate, email)

Gli elevati meccanismi di automazione di questo modulo possono generare consistenti risparmi di tempo per chi si occupa usualmente di rappresentare i valori al cliente.
ll modulo di parcellazione/fatturazione oltre alla classica valorizzazione di dati e di attività attribuite al cliente, consente di trasformare la rilevazione delle attività in valori economici andando a recuperare i costi sostenuti dallo studio ed i valori di ricavo desiderati (proposte), valorizzando le proposte accettate dal cliente.
Automatismi integrati consentono di archiviare le pratiche/commesse concluse e fatturate storicizzando anche tutti i collegamenti a documenti e le comunicazioni collegate alla parcella, alimentando di dati anche il modulo di Analisi e Statistiche.

  • Valorizzazione delle attività di pratica/commessa
  • Fatturazione
  • Gestione Note Spese
  • Gestione Fatture d’acconto
  • Gestione Fatturazione Multipla/Ripetitiva

 

Sono disponibili anche altri strumenti modulari aggiuntivi (collegati alla parcellazione di Studio):

  • Scadenziario effetti bancari

    Modulo collegato alla Parcellazione Avanzata dello Studio consente la creazione in fattura delle scadenze delle ricevute bancarie, con la predisposizione del file per la banca, consentendo l'importazione dei dati nel vostro Home Banking per la generazione effetti bancari automatizzata.

  • Gestione Incarichi

    Creazione e definizione dell’incarico cliente/studio con possibilità di automatizzare la fatturazione a forfait per ogni singolo cliente. La gestione degli incarichi permette l’inserimento dei mandati preventivi relativi ai vari servizi concordati con lo Studio. La gestione incarichi permette di gestire in automatico le periodicità, per scadenzare valori e scadenze di fatturazione in modo automatico.

  • Dichiarazione di intento

    Inserimento in Anagrafica delle dichiarazioni di intento ricevute ed emesse su Ente di fatturazione per tutti i soggetti che hanno l'esenzione dell'iva in fattura.

  • Split Payment

    Modulo legato alla fatturazione, gestisce la liquidazione dell’Iva applicata tra Aziende/Professionisti e Pubblica Amministrazione. Le P.A. che effettuano acquisti di beni e servizi versano direttamente all’Erario l’imposta addebitata in fattura dal fornitore.

  • Tracciato Xml

    Creazione tracciato di esportazione delle fatture in formato Xml. Questo modulo crea il file Xml per essere poi importato nel Sistema di Interscambio (Sdi) con firma ed invio. (Su richiesta forniamo anche il servizio, in una piattaforma cloud dedicata, per l'import massivo in formato XML di firma ed invio per il Sistema di interscambio)

  • Analisi e Statistiche

    Il modulo gestisce le analisi e statistiche sui dati caricati e consente di analizzare i tempi, i costi dei vari utenti sulle singole attività e sulle pratiche e di analizzare la situazione economica, tempi costi e ricavi sulla clientela. Con questo strumento, la direzione dello studio potrà valutare la redditività del singolo cliente, o di gruppi di clienti oppure di gruppi di pratiche e di valutare gli scostamenti dal preventivato per poter ridefinire le tariffe di studio e fare valutazioni strategiche. Si tratta di una potente strumento di BI (Business Intelligence) interna, molto completa per rielaborazioni personalizzate oltre lo standard previsto (tutti i dati sono esportabili in Excel).

  • Antiriciclaggio

    Permette di assolvere agli obblighi relativi alla normativa antiriciclaggio, identificando soggetti e servizi ed effettuando il consolidamento dei dati raccolti per l’archivio unico.

  • Sincro Smartphone

    Modulo che attua la sincronizzazione automatica degli appuntamenti e dei contatti anagrafici di QBase sui vostri cellulari, tablet, tramite il vostro account che gestisce il calendario per gli appuntamenti.

  • Send to QBase

    Modulo che permette di attivare QBase come programma predefinito per l’invio della posta elettronica. L’utilizzo di questo modulo impone a strumenti Office (es. Word/Excel con “Condividi” elaborato via email) l’invio tramite QBase.

"dai valore al tuo lavoro!"

definiamo insieme il giusto piano di azione . . .

Che cosa dicono di noi

Sempre soddisfatti! Siamo una realtà professionale importante. Dal 2001 organizziamo il nostro lavoro con QBase operando da tre sedi diverse: Roma, Milano e Genova.

Daniela R. Area Amministrazione

Coordino il lavoro di 15 collaboratori attraverso un unico strumento che organizza e centralizza tutto il flusso di lavoro. Semplicemente incredibile!

Carlo G. Dottore Commercialista

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